We zien in 100% van de aanbestedingstrajecten dat de opdrachtgever de opdrachtnemer faciliteert in het opleiden in de Best Value-aanpak.  Op het eerste gezicht logisch, want de opdrachtgever heeft immers belang bij een opdrachtnemer die het Best Value-gedachtengoed verstaat. Maar moet je als opdrachtgever je potentiële opdrachtnemers wel opleiden?

Evenwicht zorgt voor maximaal resultaat

Wat ik in de praktijk zie is dat opdrachtgevers het ‘eng’ vinden om opdrachtnemers los te laten in het Best Value-gedachtengoed en als reactie potentiële opdrachtnemers op verschillende manieren faciliteren in het geven van trainingen in de Best Value-aanpak. Logisch als je kijkt waar de Best Value-aanpak vandaan komt. Tot een jaar geleden hadden we het nog over Best Value Procurement (BVP) en gaf de perceptie dat het alleen betrekking had op inkoop. Door de ‘P’ ervan af te halen, moet het duidelijker worden dat het een omgeving is waarin zowel inkoop als verkoop maximaal kunnen presteren. Dat vergt dus ook initiatief van de opdrachtnemer om tot een evenwicht in hetvolwassenheidsniveau van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer te komen.

De ideale opdrachtgever

Binnen Best Value is de ideale opdrachtgever een opdrachtgever die een bewuste keuze heeft gemaakt om zijn vraag middels deze methodiek naar de markt te brengen en die de drie fases 100% conform het Best Value-gedachtengoed doorloopt. Tijdens dit traject heeft hij minimaal een ervaren Best Value-expert (A of A+ gecertificeerd) aan boord en toont overeenkomstige houding en gedrag.  Een schat aan informatie haalt deze opdrachtgever uit de observaties die hij in een vroeg stadium, fase 1 ofwel de selectiefase, kan opdoen.

Tijdens deze observatie krijgt de opdrachtgever antwoorden op vragen als:

  • Hoe serieus zijn de potentiële opdrachtnemers om zich te verdiepen in mij als organisatie en overeenkomstige oplossing?
  • Verstaan ze het Best Value-gedachtengoed?
  • Wie stuurt de opdrachtnemer naar de marktbijeenkomst: sleutelfunctionarissen of sales?
  • Welke vragen worden gesteld tijdens de vragenronde: proces/technische, proactieve of moet ik zelf nadenken?
  • Zijn de kwaliteitsdocumenten van de opdrachtnemer geschreven vanuit eigen kracht?

Fun Factor neemt toe

Een opdrachtnemer die zonder Best Value-kennis inschrijft, laat zien de opdrachtgever niet serieus te nemen. Een opdrachtgever kiest met reden voor Best Value en moet mijns inziens door de opdrachtnemer als aanvullende conditie opgenomen worden in zijn prekwalificatie om wel of niet aan te bieden. Een goed opdrachtnemer zorgt dat de initiële condities maximaal goed staan, zodat er nog maar één uitkomst mogelijk is: een nieuwe opdracht!

Hoewel we zien dat de opdrachtnemer zich meer en meer verdiept in de Best Value-aanpak en weet dat er een bepaald kennisniveau van hem wordt verwacht, komt de werkelijkheid niet overeen. In de praktijk zie ik dat opdrachtnemers die geen Best Value-expertise binnen hun organisatie hebben zich in beginsel ook niet laten begeleiden door een Best Value-expert. Mogelijke oorzaken hiervan zijn een beleid van zelf doen, ontoereikend bidbudget en een ’hoe-moeilijk-kan-het-zijn’-overtuiging. Dit kan een verklaring zijn dat veel opdrachtgevers ertoe besluiten de opdrachtnemer te voorzien van trainingen om het Best Value-kennispeil omhoog te krikken.

Mijn persoonlijke ervaring is dat opdrachtnemers die na twee keer keer zelf doen (zonder goede afloop), zich wel laten bijstaan door een expert en/of zich intensiever laten opleiden. Het wel halen van de interviews en/of als nummer 1 eindigen na de selectiefase zijn vervolgens harde resultaten. Observaties die ik ook zie is dat de Fun Factor in de methodiek en het gedachtengoed enorm groeit, omdat de eigen kracht van de organisatie duidelijker is geworden.

 Loslaten levert meer informatie

Mijn advies is: laat als opdrachtgever het opleiden van de opdrachtnemer los en geef de opdrachtnemer de ruimte om zich vanaf het begin te tonen als de expert. Door het faciliteren mis je als opdrachtgever een schat aan informatie/observaties die minimaal in de selectiefase zichtbaar worden. Voor een goede opdrachtnemer is het logisch dat hij ervoor zorgt dat de initiële condities goed staan alvorens hij begint; en daar vallen de basisprincipes van Best Value ook onder.

Graag lees ik je reactie op dit artikel, wat zijn jouw perspectieven?