Klant aan het woord: Best Value van beide kanten belicht

In de rubriek ‘Klant aan het woord’ vertellen klanten over hun ervaringen met Best Value. Hoe hebben zij het traject ervaren en wat zijn hun gouden tips? Deze keer bekijken we de ervaringen van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer binnen een interessant Best Value-project op een hogeschool.

Het  betreft een mix tussen onderwijs en ICT, namelijk de implementatie van een Elektronische Leeromgeving (ELO) voor 4000 deeltijdstudenten bij een hogeschool. De opdrachtgever is Hogeschool Arnhem Nijmegen met Jeroen Langestraat als projectleider. Fringe Company (voorheen TrajectPlanner.nl) is de opdrachtnemer waarbij Peter Ran is aangesteld als projectleider.

Succesvol Best Value-project

‘Succesvol’ is een woord dat veel wordt gebruikt wanneer de mannen spreken over dit Best Value-traject. Tijdens het schrijven van de aanbesteding heeft Peter ondersteuning gehad van een van onze Best Value experts, Niels Verlaan. Deze ondersteuning was volgens Peter nodig om de ins en outs van het Best Value-gedachtegoed goed te kunnen doorgronden. “Ook tijdens de concretiseringsfase heeft Niels ons begeleid. Deze fase hebben we binnen een periode van vier weken succesvol doorlopen.”

Jeroen is het sluitend met Peter eens: “Het Best Value-traject is uitzonderlijk succesvol verlopen met betrekking tot zowel de doorlooptijd, de kosten alsook het uiteindelijke resultaat en de oplossing. Voor de HAN een eerste project, onder begeleiding van Wiebe Witteveen (Best Value Group), op basis van de Best Value-methodiek – een groot succes – dat in de toekomst zeker vaker toegepast zal gaan worden. Het project was dermate succesvol dat de omvang van het project tijdens de uitvoering is opgeschaald met 10.000 voltijdstudenten.”

Focus op eigen expertise

Een van de uitgangspunten van Best Value is het benaderen van de leverancier als de expert. Jeroen onderschrijft deze aanpak: “De Best Value-aanpak faciliteert optimaal dat alle partijen zich op hun specialisme richten. De HAN op onderwijs, Fringe Company op ICT. Ook voor een grote HBO als de HAN bleek dit van grote waarde.”

Werken met Best Value heeft ook een mooi leerpunt opgeleverd voor de hogeschool: “Hoe een zeer goed ingerichte aanpak van een aanbesteding tot echt onverwacht betere resultaat kan leiden, blijkt wel uit het feit dat het ons als klant uit een spiraal kon tillen waarin we buiten ons terrein getreden waren. Door deze aanpak werd duidelijk en ontstond er breed vertrouwen dat we terug moeten naar onze expertise: onderwijs.”

Het gevoel aan de leverancierszijde was wederzijds. “Als leverancier konden wij onze expertise op goede wijze inzetten. Door onze ruime ervaring waren we goed in staat om een oplossing te bieden die volledig voldeed aan de doelstellingen”, legt Peter uit.

Rolverdeling klant en leverancier

De rol van de opdrachtgever is om de leverancier te “helpen” om zich zo goed mogelijk voor te bereiden op de uitvoering van de opdracht. De leverancier moet op zijn beurt zich als expert opstellen en laten zien wat hij in huis heeft. Tijdens de implementatie van de ELO is de rolverdeling tussen klant en leverancier soms complex gebleken. Jeroen: “In dit continue proces kunnen makkelijk opstoppingen ontstaan als er (even) geen “verbinding” tussen de projectleiders van klant en leverancier is.” Communicatie is dus key.

Ook Peter geeft aan dat het belangrijk is om vast te blijven houden aan het Best Value-gedachtegoed en niet terug te vallen in de traditionele manier van werken. “De direct betrokkenen waren snel gewend aan de nieuwe wijze van werken en vonden dit allen erg plezierig. Voor medewerkers van de klant die niet meedoen in het project was het lastiger om de werkwijze te doorgronden.”

Kritische succesfactor

Een van de kritische succesfactoren binnen het project is volgens Peter dat de projectmanager aan de kant van de klant geschikt moet zijn voor deze aanpak: “Dat betekent vertrouwen op de kennis van leveranciers en koers houden op doelstellingen.”

Gouden tips uit de praktijk

Peter en Jeroen delen graag hun ‘gouden tips’ en leermomenten. Beide heren zijn het erover een dat de ultieme tip binnen dit project over kennis en expertise gaat.

Investeer in expertise

Jeroen: “Investeer, zeker als het de eerste keer is dat men de Best Value-methodiek toepast, in expertise om je goed te laten begeleiden!”

Bouw kennis op

Peter: “Bouw kennis op over de verschillende onderdelen binnen Best Value: gebruik van metrieken, de werkwijze, de wijze van inschrijven, de interviews, de weekly en het risicobeheer.”

Tenslotte wil Peter nog een laatste tip toevoegen: “Enjoy!”